Om met uw prospectiemail uw doelgroep te bereiken, moet u eerst uw database bewerken. Deze dient te bestaan uit speciaal geselecteerde en gekwalificeerde prospects die belangstelling kunnen hebben voor uw aanbod. De andzup BtoB-database maakt het mogelijk om een markt te analyseren, zich te richten tot de besluitnemers en toekomstige klanten te vinden dankzij een centralisatie van de nodige gegevens en informatie.

Vervolgens moet u een e-mailonderwerp kiezen dat verschilt van het onderwerp dat uw geadresseerde gewoonlijk ontvangt. Hoe meer het voorwerp de aandacht van uw prospect trekt, hoe meer impact het zal hebben en hoe hoger het openingspercentage van uw e-mail zal zijn. Het onderwerp van de e-mail moet de activiteiten van uw onderneming of de behoeften van uw prospect weergeven en tegelijkertijd opvallen.

Er bestaan verschillende technieken om uw geadresseerde te boeien met het onderwerp van uw prospectiemail:

• Door zijn nieuwsgierigheid aan te wakkeren met een vraag over zijn vakgebied. Vervolgens legt u in uw e-mail duidelijk uit hoe u ter zake expert bent en op welke manier u hem kunt helpen.
• Door in te spelen op originaliteit, mysterie en het begin te vertellen van een verhaal dat u in uw e-mail nader uiteenzet: het ontstaan van uw onderneming, het verhaal van uw eerste klant … U presenteert het aanbod en de diensten van uw onderneming in uw e-mail.
• Door de actualiteit of trends van het moment aan te halen alvorens uw expertise en knowhow in uw vakgebied te onderstrepen in de inhoud van de e-mail.

Zodra u het onderwerp hebt goedgekeurd, gaat u over naar de inhoud van uw prospectiemail. Begin met uw presentatie en die van uw bedrijf op een duidelijke en beknopte manier zodat uw geadresseerde weet wie u bent. Kies uw woorden zorgvuldig om uw lezer vertrouwen te geven: een technische en begrijpelijke woordenschat benadrukt uw expertise en vaardigheden wat overtuigend overkomt bij uw prospect. Denk er ook aan om cijfers of resultaten van uw bedrijf te geven om het vertrouwen van uw lezer te versterken.

Pas uw e-mail persoonlijk aan zodat uw geadresseerde zich direct betrokken voelt: doe vooraf wat onderzoek, noem hem bij zijn naam en bespreek problemen waarvoor hij bijzonder gevoelig is. U kunt hem of haar ook enkele persoonlijke tips geven om zijn of haar project te verbeteren.

Uw prospectiemail moet van de juiste lengte zijn, niet te kort, niet te lang: ga naar de essentie zonder een rommelige indruk te wekken.

Is het zover, zijn uw prospectiemails verstuurd? Nu is het tijd om de volgende vraag te stellen: hoeveel e-mails moeten er per maand verstuurd worden naar een prospect? Geef hem eerst de tijd om uw bericht te lezen alvorens hem een reminder te starten. Als u na een week geen antwoord hebt gekregen, kunt u overgaan tot een reminder. Nog steeds niets na deze reminder? Stuur 15 dagen later een tweede reminder. Maar als uw twee reminders onbeantwoord blijven, ga dan naar een andere prospect, die wellicht ontvankelijker zal zijn. Het heeft geen zin om meerdere e-mails per maand te sturen naar iemand die geen belangstelling heeft voor uw aanbod.

U hebt nu alle troeven in handen om uw prospectiemail tot een goed einde te brengen en uw business een boost te geven door contact op te nemen met de juiste besluitnemers!